Документы без повторного ввода и долгих согласований
Настроим шаблоны, заполнение реквизитов и маршруты согласования. Сотрудник проверяет документ и видит, у кого он находится.
Какая ручная работа уйдёт
Вместо копирования реквизитов из письма в договор — заполнение шаблона из ваших данных. Вместо поиска последней версии в переписке — история изменений. Вместо напоминаний коллегам — маршрут согласования с ответственными.
Что настроим под ваш процесс
Состав решения выбираем после разбора ваших документов. Можно начать с одного вида файла и одного маршрута, затем подключать остальные.
-
Документ сам идёт на согласование
После заполнения документ получает нужный сотрудник. Вы видите текущий этап и ответственного — не приходится искать их в переписке. -
Электронные подписи
Подключаем используемый у вас сервис электронной подписи. Тип подписи, доступы и порядок подписания согласуем до внедрения. -
Контроль версий
Сохраняется история правок: кто изменил документ и что было в предыдущей версии. Проще найти актуальный файл и разобраться в спорной правке.
Как изменится работа сотрудников
Сотрудники продолжают работать с привычными документами. Повторяющиеся действия выполняет система, спорные случаи остаются на проверку человеку.
-
Меньше копирования реквизитов
Данные из заказа или карточки клиента попадают в шаблон. Сотрудник проверяет готовый документ вместо повторного ввода одних и тех же сведений. -
Пропуски видны до отправки
Данные переносятся между согласованными системами без повторного набора. Проверки обязательных полей помогают находить пропуски до отправки документа. -
Понятно, у кого документ
Видно, кто уже согласовал документ, чьего ответа ждёте и какие замечания нужно учесть. -
Меньше напоминаний коллегам
Настраиваем уведомления о документах, которые ждут решения. Ответственный получает напоминание, а инициатор видит статус.
От образца документа до рабочего процесса
Начинаем с образцов документов и действующего порядка согласования. Сначала проверяем один процесс на ваших данных, затем запускаем его для сотрудников.
Смотрим, как документ проходит сейчас
Вы показываете образец документа: откуда берутся данные, кто его проверяет и подписывает. Находим повторный ввод и места, где работа останавливается.
Выбор и настройка системы
Подбираем подходящую систему или дорабатываем ту, которой вы пользуетесь. Настраиваем шаблон и порядок согласования на одном виде документа.
Внедрение и обучение
Вместе с сотрудниками проводим документ от создания до подписания. Показываем, как внести правки, вернуть на доработку и найти нужную версию.
Примеры задач для автоматизации
Начать можно с договоров, актов, справок или внутренних согласований. Ниже — примеры задач; на встрече выберем подходящую для вашей команды.
Производство
Перенос реквизитов заказа в документы, проверка обязательных полей и передача на согласование ответственному сотруднику.
Согласование документов
Маршрут по подразделениям, контроль версий и журнал действий. Требования к доступам и подписанию фиксируем перед настройкой.
Торговая компания
Подготовка накладных и актов из учётных данных. Сверка реквизитов и передача готовых документов в вашу систему.
Образовательное учреждение
Заполнение справок по шаблонам, сбор данных для отчётов и отслеживание исполнения приказов. Права доступа задаются по ролям.
Какой документ отнимает больше всего времени?
Расскажите, что заполняете вручную и где задерживается согласование. Предложим, с какого документа начать. Обычно отвечаем в тот же рабочий день.
